طریقه نوشتن صورتجلسه

صورتجلسه، نوشته‌ای است که پس از جلسه تنظیم می‌شود تا مشخص شود در جلسه چه مذاکراتی صورت گرفته و چه تصمیماتی اتخاذ شده است. صورتجلسه به‌طور معمول شامل تاریخ و محل برگزاری جلسه، مشخصات اعضای شرکت‌کننده و غایبان، تصمیمات اتخاذ شده و دیگر اطلاعات ضروری مرتبط با موضوع جلسه است. نحوه نوشتن صورتجلسه چه برای جلسات رسمی و چه غیر رسمی از چارچوب اداری و سازمانی خاصی برخوردار است، زیرا ضمن مکتوب شدن تصمیمات، باعث می‌شود تا همه افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند.

در هر جلسه‌ای که برگزار می‌شود، چه رسمی و چه غیر رسمی، تصمیماتی گرفته می‌شود که لازم است در زمان مشخص پیگیری و انجام شوند. تنظیم صورتجلسه کمک می‌کند تا مصوبات جلسه مکتوب شوند و امضاکنندگان نیز متعهد به انجام آن باشند. نکته مهم اینکه نحوه نوشتن صورتجلسه دارای اصول و قواعدی است که عدم رعایت آن‌ها موجب می‌شود صورتجلسه اثربخشی لازم را نداشته باشد.

برای تنظیم صورتجلسات رسمی شرکت‌ها و سازمان‌ها حتما باید از یک شیوه قانونی و از پیش تعیین شده استفاده شود. حتی برای جلسات عادی و غیر رسمی نیز صورتجلسه نقش مهمی دارد و باعث می‌شود تمامی افراد نسبت به آنچه مطرح شده است تعهد بیشتری را حس کنند. به همین علت، تنظیم صورتجلسه همواره یکی از دغدغه‌های برگزارکنندگان جلسات بوده است. با مطالعه این مطلب می‌توانید با نحوه نوشتن و بخش‌های مختلف یک صورتجلسه جامع و دقیق آشنا شوید.

صورتجلسه چیست؟

پیش از آشنا شدن با نحوه نوشتن صورتجلسه، بهتر است معنی صورتجلسه و کاربرد آن را بدانیم. صورتجلسه یک گزارش توصیفی است که در آن نکات جلسه‌ای که برگزار شده نوشته می‌شود و نویسنده نباید به بیان دیدگاه‌های خود و سایر مفاهیمی که در جلسه صحبتی نشده بپردازد.

صورتجلسه چه کاربردی دارد؟

صورتجلسه یک سند توافق است که توسط حاضران جلسه امضا می‌شود و با امضای آن به انجام تصمیمات جلسه متعهد می‌شوند و بعدا کسی نمی‌تواند از عمل به آن‌ها شانه خالی کند.

با نوشتن صورتجلسه، یک راهنما تنظیم می‌شود و با مطالعه آن می‌توان در جریان وظایف و تعهدات هریک از اعضای تیم، کارهایی که باید انجام دهند و تاریخ سررسید کارها بود.

در هر جلسه نکات و صحبت‌های زیادی مطرح می‌شود که امکان فراموشی آن‌ها پس از پایان جلسه وجود دارد. با تنظیم صورتجلسه، نکات مهم ثبت می‌شود و به اعضای جلسه کمک می‌کند تا همه موارد و تصمیمات را به خاطر بسپارند و برای پیگیری و انجام آن‌ها اقدام کنند.

ممکن است به دلیل اتفاقات مختلف یا موارد اضطراری، برخی از افراد نتوانند در جلسه شرکت کنند. با تنظیم صورتجلسه همه کسانی که در جلسه غایب بودند نیز می‌توانند از اطلاعات مربوط به جلسه و تصمیم‌گیری‌هایی که در جلسه گرفته شده مطلع شوند.

اعضای هیات مدیره و سهامداران شرکت‌های تجاری نیز در طول سال تصمیمات مختلفی می‌گیرند که تنظیم صورتجلسه برای مکتوب کردن آن‌ها بسیار مهم است. حتی صورتجلسه برخی از تصمیمات که منجر به تغییر در اساسنامه شرکت می‌شوند باید در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت رسیده و برای اطلاع عموم در روزنامه آگهی شوند. بنابراین یکی از مهم‌ترین کاربردهای صورتجلسه برای شرکت‌های تجاری است.

چگونه صورتجلسه بنویسیم؟

برای اینکه با نحوه نوشتن صورتجلسه آشنا شویم، لازم است تا ارکان و ساختار صورتجلسه را بشناسیم:

عنوان جلسه

هر صورتجلسه‌ای یک عنوان دارد که همان ابتدا نوشته می‌شود. موارد زیر نمونه‌هایی از عنوان صورتجلسه‌ها هستند:

• صورتجلسه هیئت مدیره ساختمان
• صورتجلسه انحلال شرکت
• صورتجلسه بازسازی کارخانه
• صورتجلسه جلسه هیئت مدیره
• صورتجلسه تحویل ملک
• صورتجلسه هفتگی واحد تحقیق و توسعه
• دستور جلسه

دستور جلسه بخشی از صورتجلسه و فهرستی از مواردی است که شرکت کنندگان جلسه می‌خواهند درباره آن‌ها صحبت و در موردشان تصمیمی را اتخاذ کنند. هدف اصلی دستور جلسه این است که همه افراد از آن‌چه در جلسه اتفاق می‌افتد، اطلاع داشته باشند.

تاریخ، ساعت برگزاری و مکان جلسه‌

یکی از متداول‌ترین و ساده‌ترین قسمت‌های هر صورتجلسه‌ای، تاریخ و مکان برگزاری جلسه است. در قسمت ابتدایی صورتجلسه یا سربرگ آن حتما تاریخ و ساعت برگزاری جلسه و مکان برگزاری را درج کنید.

مشخصات شرکت‌کنندگان جلسه

یکی از بخش‌های مشترک همه صورتجلسه‌ها، نام شرکت کنندگان جلسه است. در صورتجلسه‌های عادی، همین‌که نام و نام خانوادگی افراد را بنویسید کافی است. اما در صورتجلسه‌های رسمی‌تر و جلسات بین سازمانی یا شرکت‌ها، باید سمت و کد ملی هیات رئیسه مجمع اعم از رئیس جلسه، ناظران جلسه و منشی جلسه را هم بنویسید و هم‌چنین اشاره کنید که به نمایندگی از چه سازمان یا واحدی در آن جلسه حاضر شد‌ه‌اند.

مشخصات غایبان جلسه

نوشتن افراد غایب در صورت‌جلسه الزامی نیست، اما نوشتن آن فوایدی هم دارد. مثل اینکه با این کار مشخص می‌شود که چه افرادی به جلسه دعوت شده بودند اما حضور نیافتند و بعدا احتمال شکایت و مخالفت با مصوبات هم کاهش می‌یابد.

مصوبات جلسه

بخش اصلی صورتجلسه، مصوبات جلسه است. منظور از مصوبات، تصمیم­‌هایی است که حین جلسه گرفته می‌شود. علاوه بر مصوبات، مسئول پیگیری هر یک از آن‌ها و مهلت انجام نیز باید نوشته شود.

امضای شرکت‌کنندگان

ارزش و اعتبار صورتجلسه، به امضای شرکت‌کنندگان است. معمولا در جلسه، نسخه دستنویس صورتجلسه امضا می‌شود و پس از جلسه، نسخه تایپی و کامل، به دست همه می‌رسد تا امضا کنند.

نکات نحوه نگارش صورتجلسه جامع و دقیق

بعد از این که صورتجلسه شما تکمیل و تایید شد باید آن را در اختیار تمامی افرادی که در جلسه حاضر بودند بگذارید تا از مصوبات آن مطلع شوند.
صورتجلسه را حداکثر تا یک روز پس از برگزاری جلسه تنظیم کنید. یعنی یادداشت‌های اولیه را داخل جلسه بنویسید و سپس آن‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن به صورتجلسه رسمی تبدیل کنید زیرا در این بازه زمانی، بیشترین جزئیات در ذهنتان باقی است.

صورتجلسه را مختصر ولی دقیق بنویسید. صحبت‌های حاشیه‌ای را حذف کنید و نتایج مهم و تصمیمات را بنویسید.
هنگام نوشتن صورتجلسه حواستان به کلمات و افعالی که استفاده می‌کنید باشد. مثلا نباید از کلمات احساسی و هیجانی مثل متاسفانه، بالاخره و… استفاده کنید.

تنظیم صورتجلسات شرکت ها

نحوه نوشتن صورت جلسه شرکت از اهمیت فوق‌العاده‌ای برخوردار است و باید اصول و قواعد خاصی در مقایسه با صورتجلسه‌های عادی در آن‌ها رعایت شود. در غیر اینصورت ممکن است فرایند تغییر موضوع به دلیل برگشت صورتجلسه و ایرادات آن، تکمیل نشود.

یکی از مهم‌ترین تخصص‌های ثبت یار، نوشتن صورتجلسه تغییرات شرکت‌ها و ثبت آن‌هاست و این خدمت را به صورت کاملا تخصصی ارائه می‌دهد.همچنین کارشناسان ثبت یار نمونه صورتجلسه تغییرات شرکت‌ها را آماده کرده‌اند. با دانلود رایگان آن‌ها می‌توانید احتمال برگشت صورتجلسه شرکت خود را به حداقل برسانید.

برای ثبت تغییرات شرکت‌های تجاری نیز مجمع تشکیل می‌شود. در مجمع باید صورتجلسه‌ تنظیم شود و به امضای حاضرین جلسه برسد. سپس طبق قوانین و مقررات باید صورتجلسه تنظیم شده در اداره ثبت شرکت‌ها به ثبت برسد. البته توجه داشته باشید که همه تصمیمات شرکت‌های تجاری نیاز به ثبت ندارند.